擺脫低效率為什么同樣的時間，別人完成的工作遠超自己？又為什么同樣的內容，自己完成所耗費的時間是他人的數倍？問題到底出在了哪里？答案就是效率的低下！都說上班外的八小時決定了一個人的高度，可現實往往是因為工作任務的繁重，又或是因為效率的低下，工作外的八小時也不過是換個地方工作而已，還是沒有加班費的那種。因此，學會提高效率，縮短工作時間，才能為自己爭取更多的額外時間。今天給大家推薦的書叫做《零秒工作》，作者是創辦了麥肯錫韓國分公司的赤羽雄二，擁有14年在麥肯錫的工作經驗，一個人經常同時負責7-10個項目，而且每年舉辦50余場演講，如此高效的他是怎樣實現的呢？又是怎樣具體的原因導致了我們效率的低下？赤羽雄二在《零秒工作》中給出了他的答案，一共歸為八類，但可惜的是整本書結構稍有松散，效率低下的原因與其對應的解決方案沒有明確指出。因此，為方便大家更快地理解本書，釀酒就用原因＋解放方法（部分方法由時間管理經驗添加）的邏輯為大家尋找提高工作效率的突破口，為方便快速閱讀，照例用思維導圖做個目錄。文章目錄1、無法迅速開始工作癥狀：面對堆積如山的工作，每天早晨習慣性的焦慮，坐在辦公桌前哈欠連天，就是不愿意動手，又或是開始工作但效率極低，不斷地推遲工作到deadline，等到最后再熬夜突擊。處方：創造儀式感書中并沒有詳細提供解決方案，只告訴我們，拼盡全力去彌補推遲的工作與一開始就著手工作相比，要耗費數倍的精力。所以，與其推遲，應該立即開始。可是，談何容易？不過別擔心，還記得之前分享給大家的創造儀式感嗎？開始工作、學習前，別急著立刻行動，先從喝一杯咖啡或者做十次深呼吸開始。磨刀不誤砍柴工，建立一套工作前的固定行為，創造儀式感。潛意識里告訴自己，接下來的一段時間我需要開始工作，需要全身心地投入到工作當中。2、無法專注于應該完成的工作癥狀：精力跟不上，內容繁雜，剛進入工作狀態又有新的任務闖入，嘈雜的辦公室環境令人焦慮，無法保持專注。處方：番茄鬧鐘 / 白噪音 計劃清單先給大家吃一顆鎮定劑：分心是天性！當我們精力無法集中的時候無需過分自責，其實啊，人人都會走神。你需要做的是發現自己開始走神，并通過必要的手段將注意力集中起來！這里就推薦給大家番茄鬧鐘和計劃清單。番茄鬧鐘大家都不陌生，以30分鐘為一個時間段，稱作1個番茄，25分鐘高效工作，5分鐘休息，“吃完”4個番茄休息20分鐘。很多時候分神是因為身體處在疲憊狀態，持續性地工作精力跟不上，因此，保持適當的休息十分有必要。還需要注意的是學會專注，一次只做一件事！不要幻想我們可以同時處理很多事，這個前提是兩件事都熟練，且不需要過多用腦，就比如你可以一邊嚼口香糖一邊看電視，但你很難一邊嚼口香糖一邊吃飯。針對突如其來的打擾，通過四象限法則先做一個判斷，如果重要且緊急，短時間內可以完成就立即完成。如果重要但不緊急就先納入計劃清單，等完成當前工作后再做進一步處理。對于環境上的干擾，盡可能的尋找“零打擾”時間段，早起和晚睡前都是難得的機會，抓住這段時間便是彎道超車的法寶，如果條件受限，不妨試試白噪音的方法去“屏蔽”一些噪音。（白噪音并不是營造無聲的環境，而是白噪音的頻率可以弱化其他噪音的打擾，效果因人而異，嘗試后不適用大可以放棄。）更多相關內容分享：如何有效提高專注力，避免走神？3、工作缺乏計劃，不斷滯后癥狀：即使能夠提前開始著手工作，可以集中精力工作，但是卻發現要完成的事情總是處理不完，結果是精疲力盡，效果不佳，逐漸地進入惡性循環。處方：“三只青蛙”清單和PDCA管理循環作者說我們缺乏計劃的主要原因在于缺乏想象力與預測能力，每個人精力有限，我們需要在精力最充沛的時刻去完成三件最具挑戰性的任務，每天不求多，只安排三件即可！對三只青蛙的詳細解讀請參考此文：到底什么是“三只青蛙”？確定了三只青蛙后，我們完成工作的時候可以結合使用PDCA管理循環法。圖片來源于網絡什么是PDCA管理循環法？PDCA循環又叫質量環，是管理學中的一個通用模型，最早由休哈特于1930年構想，后來被美國質量管理專家戴明博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運用于持續改善產品質量的過程。P /(plan/) 計劃，包括方針和目標的確定，以及活動規劃的制定。D /(Do/) 執行，根據已知的信息，設計具體的方法、方案和計劃布局；再根據設計和布局，進行具體運作，實現計劃中的內容。C /(check/) 檢查，總結執行計劃的結果，分清哪些對了，哪些錯了，明確效果，找出問題。A /(Action/)糾正，對總結檢查的結果進行處理，對成功的經驗加以肯定，并予以標準化；對于失敗的教訓也要總結，引起重視。對于沒有解決的問題，應提交給下一個PDCA循環中去解決。以上四個過程不是運行一次就結束，而是周而復始的進行，一個循環完了，解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環，這樣階梯式上升的。以上是對PDCA的一個專業解釋，來自百度百科。4、優柔寡斷，猶豫不決癥狀：對于工作中的事情沒有全局的認識，對自己的判斷缺乏自信，遲遲不敢做決定，擔心出錯。聽不得反對意見，就算自己收集了再全面的信息，只要有人提出異議就搖擺不定，亂了陣腳。處方：A4紙筆記法作者針對這個原因詳細地推薦了A4紙筆記法，甚至還寫過《零秒思考》來進一步闡述，如果想要更詳細的了解可以買一本仔細閱讀。下面簡單介紹一下使用方法，首先，將A4紙橫放，左上方寫上標題，右上方寫上日期，正文寫4-6行，每行20-30字。這個過程就是將思考文字化的過程清空大腦，減輕大腦的負擔，進而減輕不安的情緒。此外，筆記可以幫助我們更清晰地看透事件的本質，一旦腦中的問題得以整理，在自己的工作中究竟什么是重要的，應該首先處理什么要點，有可能發生什么問題，又該如何及時預防新問題的發生，當明白了這些的時候，就擁有了判斷的基礎。5、制作文件和資料的速度慢癥狀：專業能力不足導致在文件和資料的制作上花費了過多時間，這可能是工作進展緩慢的首要原因。處方：提高專業能力提高收集資料的能力，養成收集資料的習慣，每天早晚，各花30分鐘收集信息。制定工作流程，針對相同的內容，總結出共性，等到下次遇到時按流程辦事即可，減少不必要的時間浪費。對于大學生和職場小白來說，認真學習Ppt、Word、Excel可以為以后工作節省大量時間。6、在電子郵件上花費大量的時間癥狀：回復郵件時間過長、推遲郵件的回復。處方：立即回復or固定時間段回復書中作者給出的建議是立即回復，因為從作者感受而言，未讀郵件越來越多的時候，往往會進入惡性循環，如果不及時回復，之后的工作就會變得更加復雜，所以應該及時回復。不過從釀酒個人的經驗來看，立即處理郵件并不是一個最佳的選擇，原因很簡單，立即處理郵件會把我們的時間切得太碎，也因為不停地轉換工作導致切換成本過高，要知道，在不同的工作內容中轉換往往需要5-15分鐘才能進入狀態。所以，就時間管理的經驗來看，在固定的時間段集中處理是較好的做法，你可以在早晨，也可以在下午，選擇適合自己的即可。7、會議又多又長癥狀：會議目的與預期不明確，會議時間冗長，討論內容不夠簡潔干脆，參會人員心不在焉，聽而不聞，效率低下。處方：將會議時間、次數、人數減半如果你是會議的組織者，領導者，嘗試將會議的時間減半，別擔心效果不佳，從實踐來看，時間減少后，參會人員積極性反而大大提高，發言率也會明顯增加，避免了來回兜圈子，會議效果自然更佳。如果你是員工，有機會的話也盡可能地說服上司采取實際行動。第二，將會議的次數和出席人數減少一半。明確會議目標后，邀請核心成員參加，避免人員過多，次數過于頻繁造成的時間成本損失。因為人員減少，從積極的角度來看，大家的緊張度會增加，避免“混時間”的存在，更有利于形成一次有意義的會議。8、大量的退回與重做癥狀：因為沒能明白老板、上司的真實意圖導致工作重心出現問題。處方：從源頭預防首先想告訴大家的是，在作者赤羽雄二看來大部分情況下，造成員工大量重做的主要原因在管理層。很多時候，管理人員自身都沒能弄清楚到底想要什么結果，指示模糊不清，所以改變的第一部就是要形成良好的溝通氛圍，確保溝通質量。針對提高溝通質量，赤羽雄二為大家提供了7個解決方案。①認真傾聽他人的發言能夠更快速地推進工作。②發言前將要傳達的信息歸納成3-4個重點。③避免過度客氣，需要傳達的信息直接傳達。④通過書面形式共享意見一致的內容，避免理解偏差。⑤“居高臨下”的態度是萬惡之源。⑥積極地反饋，發自內心的表揚同事。⑦避免和“確實合不來的來”、“充滿惡意的人”、“有些病態的人”打交道。以上是關于溝通的建議，關于我們總是做一些返工的原因，書中有段話讓我印象頗深，感覺戳中了自己。它是這樣寫的：凡事開頭難，人們不愿意放棄已經付出的內容，當人們意識到有返工的可能性時，往往會睜一只眼閉一只眼任由其繼續發展下去。即使認為“這件事有點不妙，可能需要返工”的時候，也會擔心因提出問題而讓其他成員失望，或者擔心承擔責任而放過眼前的問題。而結果就是因此釀成“大禍”，不得不推到重來，浪費了不少時間。所以，當問題發生的時候切勿抱僥幸心理，避免問題擴大化，最好是在源頭遏制，及時糾正也是提高效率的關鍵。以上便是我初讀《零秒工作》的收獲，希望對你有所幫助，如果你有什么更多的疑惑歡迎評論區留言。
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